Nos conseils pour réussir un Live Project

La description

La description sera éditée sur votre Live Project. Ni trop longue ni trop courte, elle doit être complète et convaincre les Clicklivers.

La catégorie de l’événement

Inscrivez votre événement dans la catégorie qui le décrit le mieux possible. Il vous est possible de sélectionner plusieurs sous-catégories.

Sélection de l’organisateur

La création d’un Live Project appartient à son organisateur. Un organisateur peut être :

• un organisateur professionnel, un producteur, un artiste, un professionnel ou un particulier en conformité avec la loi

• un lieu de diffusion, un café-concert ou une discothèque

• une association ou une mairie

• un club sportif

Attention : Seule une personne majeure peut être l’organisateur de l’événement.

Indiquez si vous représentez une société ou une association, ou si vous organisez un événement en tant que particulier. Si vous n’avez pas encore de profil organisateur, vous devrez le créer à la seconde étape.

Voir notre page Liens utiles pour plus de renseignements.

Nature de l’événement

Choisissez la nature de votre Live Project qui conditionne la concrétisation de votre événement. Vous avez la possibilité d’organiser un événement gratuit ou payant.

• Gratuit, votre jauge sera obligatoirement exprimée en nombre minimum de participants.

• Payant, vous avez le choix d’exprimer votre jauge en nombre de participants ou en montant financier à atteindre.

La nature de la jauge

La jauge peut être exprimée soit par un montant financier soit par un nombre de personnes minimum participant à l’événement. L’événement peut aussi être inscrit dans une billetterie classique, qui ne nécessite pas de jauge.

Dans le cas de la billetterie participative :

• Si l’événement est payant, le montant de la jauge peut, par exemple, être composé de la location d’un lieu, de la rémunération des acteurs de l’événement ou encore de votre marge commerciale.

• Elle peut être égale ou inférieure à la capacité maximale d’accueil du lieu où se déroule votre événement. Si elle est inférieure, la jauge pourra alors dépasser les 100% jusqu’à la capacité maximale du lieu.

Date limite de prépaiement ou de vote

Dans le cas de la billetterie participative, pensez à fixer une date butoir vous permettant d’organiser et gérer votre événement à l’avance. Le délai entre cette date et la date de l’événement doit être suffisant.

Par exemple, si vous devez louer un lieu, pensez à poser une option pour confirmer sa location. La date limite de vote devra être antérieure à l’option posée, afin de ne pas prendre le risque de payer un lieu sans événement.

Poster de l’événement

Votre illustration doit séduire, choisissez-là bien ! Son format doit être jpg, jpeg au format d’un poster soit 565x800p. Votre image va être automatiquement redimensionnée à la taille 565x800p.

Onglet Information générales

Lors de l’étape 2 de la création de l’événement, choisissez et enregistrez le ou les performer(s), ainsi que le lieu où se déroulera l’événement.

• Pour le performer : Renseignez son nom, sa description, chargez son image et tous les liens URL (Facebook, site internet, chaîne YouTube, Soundcloud…) afin de le mettre en valeur vis-à-vis du public sur la page de l’événement publiée.

• Pour le lieu : Renseignez son nom, son adresse, sa description, sa capacité maximale et toues les liens URL (même procédure qu’un performer). La carte sera automatiquement intégrée grâce à l’adresse que vous avez renseignée.

Onglet Billets

C’est à vous de créer le nombre de catégories de billets et le nombre de billets dans chaque catégorie que vous souhaitez, ainsi que les services associés à chaque catégorie avec leur prix.

Par exemple, vous pouvez créer une partie de vos billets à un tarif de 10 euros pour une entrée et une autre partie de vos billets à 20 euros pour une entrée + un service VIP.

• Pour les événements gratuits, vous pouvez créer une ou plusieurs catégories de billets, mais le prix indiqué sera obligatoirement de 0 euro.

• Pour les événements payants, vous avez toute liberté concernant le nombre de catégories et leur prix.

Un nombre maximal de billets pourra être créé en fonction de la capacité du lieu.

Par exemple,si le lieu ne peut accueillir que 150 personnes, vous ne pourrez pas créer plus de 150 billets au total.

Plusieurs possibilités s'offrent à vous :

Vous pouvez ajouter un nombre maximum de billets réservés par personne ainsi que des règles de validité pour chaque catégorie de billets.

Au cours du Live Project, il est possible d’ajouter des billets dans les catégories créées au préalable jusqu’à atteindre la capacité d’accueil maximum du lieu. Il suffit d’aller modifier le nombre de billets disponibles.

Par exemple, si vous créez un événement de 300 billets alors que le lieu peut en contenir 600, vous pourrez ajouter les 300 billets restants au cours de la progression de la jauge.

Onglet Logos

Téléchargez dans cet onglet tous les logos que vous voulez voir apparaitre sur la page de votre Live Project ainsi que sur les e-billets de vos contributeurs. Cela peut être votre logo, celui de votre partenaire ou celui de votre sponsor.

Onglet Communication

Cet onglet a deux fonctions :

• Il vous permet de communiquer sur la page de votre Live Project grâce à des liens externes (simples raccourcis vers une page), et à des liens média intégrés qui feront directement apparaître la vidéo Youtube ou le morceau de musique SoundCloud que vous souhaitez diffuser. Dans les deux cas il vous suffit de copier et de coller l’URL de la vidéo ou du morceau de musique pour qu’il apparaisse sur la page du Live Project.

  Vous avez à disposition un QR code* que vous pouvez utiliser où vous le souhaitez. Vous avez également un widget* à votre disposition qui vous permettront d’Informer votre communauté de l’organisation d’un événement, invitez-là à participer et à partager votre Live Project vers leurs amis. Le but est bien sûr de rendre l’événement le plus visible possible pour faire venir beaucoup de Clicklivers !

* Un QR code est automatiquement généré par Live Project. Exportez-le où vous voulez. D’un flash avec leur smartphone les Clicklivers arriveront directement sur votre page de Live Project

*Le widget est une étiquette qui reprend les informations de votre Live Project et vous permet de diffuser votre événement à partir de votre site internet, où vous l’aurez importée, ainsi que sur les sites de vos partenaires. Elle est interactive avec votre page de l’événement, la jauge qui est placée dessus progresse en temps réel. C’est aussi et surtout un lien vers la page du Live Project : en cliquant dessus, les Clicklivers la découvrent directement et peuvent acheter leur e-billet. Demandez à votre webmaster de l’intégrer sur votre site.

Informations concernant l’organisateur pour un Live Project payant

S’il s’agit de votre premier Live Project payant et que vous n’avez pas créé de profil Organisateur complet au préalable, vous devrez remplir un formulaire d’informations concernant l’Organisation. Cette étape n’est pas longue mais obligatoire.

Lorsque ces premières informations seront renseignées, vous devrez enfin envoyer des documents légaux concernant votre organisation afin de pouvoir être rémunéré, et ainsi percevoir le montant de la jauge lorsqu‘elle sera atteinte. Cette étape n’est pas demandée dans l’immédiat. Elle ne vous empêche pas de publier votre Live Project.

Onglet Tableau de bord

Une fois votre Live Project publié, un onglet Tableau de bord apparaitra. Vous disposez d’un tableau de bord simple et transparent vous permettant de connaître le montant et le nombre de billets réservés par jour, ainsi que les frais Clicklive calculés en temps réel. Ce suivi peut vous permettre de mesurer l’impact d’une campagne de communication.

Lorsque vous aurez besoin de contrôler les entrées, le bouton Voir les billets vous met à disposition une liste des e-billets avec leur référence sous format Excel que vous pouvez télécharger. Vous pouvez également scanner les QR codes des e-billets si vous possédez une douchette reliée à un ordinateur qui dispose d’Internet.

Faites votre promotion

Mobilisez votre communauté ! Elle sera la première à vous soutenir. Communiquez sur vos avancements avec des informations vivantes

N’hésitez pas à partager largement votre événement sur les réseaux sociaux, et à inviter votre communauté à faire de même.

Si vous avez un blog ou un site Internet, parlez de votre Live Project. Publiez votre Widget et encouragez votre communauté à le découvrir.

Qu’en est-il de la législation ?

Il vous appartient de vous renseigner car cela dépend de votre profil et de la nature de l’événement que vous organisez.

Si vous organisez un événement compris dans la catégorie du spectacle vivant :

• soit vous détenez une licence d’organisateur et créez le nombre d’événements que vous souhaitez

  soit vous ne détenez pas de licence d’organisateur et êtes limité à 6 événements par an et par personne physique.

Il sera obligatoire de déclarer les revenus générés par votre événement.

Pour toute autre déclaration, rapprochez-vous des services et institutions qui règlementent votre profession. Voir notre page « liens utiles » pour vous informer des réglementations et des conseils.